1. Primeros pasos

Acceder a la aplicación

Al entrar en TRAMITAHE, si no tienes sesión iniciada verás un cuadro de acceso pidiendo tu usuario y contraseña. Introduce tus credenciales y pulsa Entrar.

Solicitar una cuenta nueva

Si todavía no tienes usuario, en el mismo cuadro de acceso hay un enlace para registrarte. Al crear la cuenta:

⚠️ La cuenta se crea pendiente de aprobación. No podrás iniciar sesión hasta que un administrador la active y te asigne un rol (gestor o admin). Avisa a tu administrador tras registrarte.

Cambiar tu contraseña

Una vez dentro, pulsa el botón con tu nombre de usuario (arriba a la derecha, en el Repositorio o en Sucesiones) y elige 🔑 Cambiar contraseña. Te pedirá tu contraseña actual y la nueva (repetida dos veces).

Cuenta bloqueada por intentos fallidos

Por seguridad, tras 5 intentos de acceso fallidos tu cuenta queda bloqueada automáticamente, aunque luego introduzcas la contraseña correcta. Solo un administrador puede desbloquearla desde el panel de Admin (o resetearte la contraseña, lo que también desbloquea la cuenta).

2. Repositorio de Testamentaría

Es la pantalla principal: una tabla con todos los expedientes de Testamentaría. Para cada uno puedes ver su número, el fallecido, el tipo (ASESORÍA / MAPFRE / OCASO), su estado y el semáforo de plazos.

  • 🟢 🟡 🔴 Semáforo: indica cuántos días quedan (o han pasado) hasta la fecha límite de tramitación.
  • Buscador y filtros: puedes filtrar por nombre del fallecido o por estado.
  • Badge "Cerrado": el expediente ya está cerrado. Si además le falta el recibo firmado, verás también ⚠️ Falta recibo.
💡 Al entrar, si tienes expedientes con la fecha límite muy próxima (7 días o menos), vencidos hace poco (10 días o menos), o cerrados sin el recibo firmado, aparecerá automáticamente un aviso emergente con la lista.

3. Crear un expediente nuevo

Hay dos formas de dar de alta un expediente, según cómo te llegue la información:

Opción A: Extractor de PDF (OCR)

Úsala cuando tengas la hoja de encargo en PDF de MAPFRE u OCASO.

  1. 1Ve a "Añadir cliente MAPFRE/OCASO" desde el Repositorio.
  2. 2Sube el PDF. La aplicación extrae automáticamente el número de expediente, fechas, datos del fallecido y del contacto.
  3. 3Revisa siempre los datos extraídos antes de guardar — el reconocimiento automático es fiable pero conviene comprobarlo, especialmente con formatos de PDF poco habituales.
  4. 4Si el PDF trae un segundo contacto (ocurre a veces), se rellena y despliega automáticamente. Si no lo detecta pero tú lo ves en el documento, puedes marcar la casilla "+ Añadir un segundo contacto" y rellenarlo a mano.
  5. 5Pulsa Guardar.
⚠️ No se puede guardar un expediente con un número ya existente — si el sistema lo rechaza, revisa si ese caso ya estaba dado de alta antes de insistir.

Opción B: Alta manual (Asesoría)

Úsala cuando no tienes un PDF de aseguradora y los datos te llegan de otra forma (llamada, email, etc.).

  1. 1Ve a "Creación Manual de Expediente".
  2. 2Rellena los datos del contacto y del fallecido. El número de expediente se genera automáticamente.
  3. 3Si hay un segundo contacto, marca la casilla correspondiente y rellena sus datos.
  4. 4Al guardar, se genera automáticamente un PDF con la Hoja de Encargo (incluye el segundo contacto si lo hay, sin firmas — las firmas van en el recibo de entrega, no aquí).

4. La ficha de un expediente

Al abrir un expediente (botón Abrir desde el repositorio) llegas a su ficha, dividida en pestañas que representan las fases del trámite. Por defecto, cada pestaña se desbloquea cuando se completan los requisitos de la anterior.

Ficha y Documentos (Paso 0)

Datos generales del expediente, editables en cualquier momento. Incluye:

  • Registro de la llamada al contacto (marcarla como "Realizada" con su fecha).
  • Documentos previos obligatorios: DNI del contacto, DNI del fallecido, autorizaciones y cuestionario.
  • Los datos del segundo contacto, si lo hay.

Hasta que la llamada esté marcada como realizada y estén subidos los documentos obligatorios, el Paso 1 permanece bloqueado.

Paso 1: Defunción, Últimas Voluntades y Seguros

Cada trámite tiene dos adjuntos: el de solicitud (cuando lo pides) y el de recibido (cuando llega). Al subir el certificado de defunción recibido se desbloquea el Paso 2.

Paso 2: Seguridad Social

No todos los trámites de Seguridad Social aplican a todos los casos. Por eso cada uno tiene una casilla "¿Aplica...?":

  • Si no aplica, lo dejas sin marcar y no cuenta como pendiente en ningún resumen.
  • Si sí aplica, márcalo y aparecerá el hueco para adjuntar el documento correspondiente.

Trámites disponibles: Baja del INSS, Baja de la Ley de Dependencia, Solicitud de Pensión de Viudedad, Baja de Clases Pasivas.

Paso 3: Cierre

Ver la sección "Cerrar un expediente" más abajo — aquí también puedes generar el recibo de entrega y el .zip con toda la documentación del expediente.

Gestionar documentos

En la parte inferior de la ficha (Paso 0) tienes la carpeta completa del expediente con todos los archivos, cada uno con botón para abrirlo o borrarlo. Cada campo de documento individual (DNI, defunción, etc.) también tiene su propio botón de borrar junto al enlace "Ver archivo actual".

💡 El recibo firmado no se puede borrar desde estos botones genéricos — borrarlo implicaría reabrir un expediente cerrado, y eso requiere un tratamiento aparte.

Expedientes históricos

Si estás introduciendo un caso antiguo y el expediente lleva 20 días o más vencido, la aplicación lo detecta y desbloquea automáticamente todas las pestañas (verás un aviso amarillo arriba), para que puedas rellenar los datos sin seguir el orden habitual de pasos.

5. Cerrar un expediente

Hay dos formas de cerrar un expediente, en el Paso 3:

  • Con el recibo firmado (lo habitual): sube el recibo firmado por el cliente. El expediente se cierra automáticamente en ese momento.
  • Sin el recibo todavía: si aún no lo tienes, pulsa "Cerrar expediente sin recibo (pendiente)". El expediente se cierra igualmente, pero queda marcado con el aviso ⚠️ Falta recibo tanto en su ficha como en el repositorio, hasta que subas el recibo más adelante.
💡 Cuando subas el recibo de un expediente ya cerrado así, se conserva la fecha de cierre original — no se actualiza a la fecha de subida del recibo.

6. Traspaso a Sucesiones

Cuando un expediente de Testamentaría está cerrado (con o sin recibo), aparece el botón "Traspasar expediente a Sucesiones". Al pulsarlo:

  • Se crea un expediente nuevo en el módulo de Sucesiones, con los mismos datos generales.
  • Se copia la carpeta de documentos completa — el expediente original de Testamentaría no se modifica ni se borra.

Un expediente solo se puede traspasar una vez: si lo intentas de nuevo, la aplicación te lleva directamente al expediente de Sucesiones ya creado.

7. Módulo de Sucesiones

Accesible desde el botón 💰 Sucesiones del repositorio. Tiene su propio repositorio y, dentro de cada expediente, tres pestañas:

Ficha y Documentos

Datos generales (editables) y la carpeta de documentos, igual que en Testamentaría. Además, el presupuesto:

  • Al subir el PDF del presupuesto firmado, la aplicación intenta detectar el importe automáticamente.
  • Si lo consigue, verás el mensaje "El presupuesto asciende a X €".
  • Si no lo detecta (o se equivoca), puedes corregir el importe a mano en el campo de al lado y pulsar "Guardar Importe".

Tasas/Impuestos y Gastos

Dos secciones independientes, cada una con su propia tabla. Para añadir una línea: nombre, importe y, opcionalmente, un adjunto de "presentado" y otro de "pagado" (con vista previa). Cada sección muestra su total.

Balance

Resumen final: presupuesto + total de tasas + total de gastos, con el detalle línea a línea de cada tasa y gasto.

9. Preguntas frecuentes

Me acabo de registrar pero no puedo entrar

Es normal: tu cuenta está pendiente de que un administrador la active. Contacta con él para que la revise en el panel de Admin → Usuarios.

Dice que mi cuenta está bloqueada

Has fallado el acceso 5 veces seguidas. Pide a un administrador que te la desbloquee (o te resetee la contraseña, que también la desbloquea).

Subí un documento y ahora no lo veo / lo quiero cambiar

Puedes borrar el adjunto desde su propio botón "Borrar" (junto al enlace del archivo) y volver a subir uno nuevo en su lugar.

¿Por qué no puedo entrar al Paso 1/2/3?

Revisa que hayas completado los requisitos del paso anterior (ver la sección "La ficha de un expediente"). Si el expediente es un caso histórico muy vencido, este bloqueo se desactiva automáticamente.

¿Cómo cierro un expediente si el cliente todavía no me ha devuelto el recibo firmado?

Usa el botón "Cerrar expediente sin recibo (pendiente)" en el Paso 3. Ver la sección "Cerrar un expediente".

¿Puedo traspasar el mismo expediente a Sucesiones dos veces?

No, el sistema lo impide y te lleva directamente al que ya existe.